Kỹ năng xử lý thông tin

      59
In: CẬP NHẬT KIẾN THỨC gớm TẾ – TÀI CHÍNH 2014, KỸ NĂNG CÔNG/VIÊN CHỨC, KỸ THUẬT SOẠN THẢO V.BẢN HÀNH CHÍNH
*
In tư liệu ra giấy/PDF/Email

Chuyên đề 24: 

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN

 Thsĩ. Hồ Thị Hằng

Vụ Pháp chế – bộ Tài chính

 Thông tin gồm tầm quan trọng đặc biệt trong việc giải quyết và xử lý mọi sự việc của cuộc sống, công việc. Về vai trò đặc biệt quan trọng của thông tin, V.I.Lênin vẫn khẳng định: “Không có tin tức thì không có chiến thắng trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Muốn ra được đưa ra quyết định đúng, nhất thiết phải có một cách đầy đủ thông tin cần thiết, thiết yếu xác. Đối với chuyển động công vụ nói bình thường cũng như hoạt động công vụ trong nghành nghề dịch vụ tài chính nói riêng rẽ cũng vậy, chỉ lúc có không thiếu thông tin bao gồm xác, khách hàng quan phải thiết, các bước mới rất có thể giải quyết được đúng quy định, phù hợp và hiệu quả.

Bạn đang xem: Kỹ năng xử lý thông tin

Ngày nay, việc thu thập và xử lý tin tức với sự trợ giúp của phương tiện technology thông tin ngày càng dễ ợt hơn. Mặc dù nhiên, bài toán không nắm vững được các khả năng cơ phiên bản cần thiết để triển khai thu thập, xử lý thông tin phục vụ vận động công vụ khiến cho nhiều cán bộ, công chức không thể dứt tốt nhiệm vụ, chức vụ được giao tác động đến quy trình chất lượng công việc chung. Trong địa chỉ của công chức ngành tài chính, bài toán trang bị cho chính mình kiến thức, khả năng về thu thập và xử lý tin tức là rất yêu cầu thiết, là vẻ ngoài hữu hiệu để có phương án xử lý công việc, sáng kiến đề xuất thực hiện tại và hoàn thiện thành nhiệm vụ được giao.


Mục lục


24.1. Một số vấn đề bình thường về thông tin, tích lũy thông tin và cách xử trí thông tin

24.1.1. Thông tin

24.1.1.1. Quan niệm về thông tin

Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là Informatio – có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ phổ cập nhất, được sử dụng thoáng rộng trong mọi nghành nghề dịch vụ của đời sống xã hội. Trong cuộc sống hàng ngày, thông tin được gọi là tin tức về những sự kiện diễn ra trong quả đât xung quanh. Trong các lĩnh vực khoa học khác ví như triết học, toán học, vật lý học, điều khiển học, dt học…khái niệm tin tức được áp dụng nhưng gồm nội dung khôn xiết khác nhau, không hệt như cách gọi trong cuộc sống hàng ngày:

Theo quan điểm tinh chỉnh và điều khiển học: tin tức là tính lẻ loi tự của các đối tượng người tiêu dùng vật chất bao hàm mối contact biện chứng.

Theo cách nhìn hệ thống: Thông tin là sự hạn chế tính phong phú và đa dạng của mỗi khối hệ thống sự vật đối với môi trường.

Theo ý kiến triết học: Thông tin là một trong những phạm trù triết học phản ảnh sự tải và tương tác của các hiện tượng, sự đồ dùng của thế giới tự nhiên, buôn bản hội và tứ duy.

Theo tiêu chuẩn Việt nam 5453 – 1991: tin tức là các dữ liệu, tin tức được xem như xét trong quá trình tồn tại và chuyển động trong không khí và thời gian.

Tuy nhiên, tựu trung lại thông tin chính là tất cả mọi gì mang đến hiểu biết cho nhỏ người. Thông tin làm tăng đọc biết của nhỏ người, là xuất phát của thừa nhận thức cùng là các đại lý của quyết định.

Trong vận động quản lý, tin tức là tập hợp toàn bộ các thông báo khác nhau về các sự kiện xẩy ra trong hoạt động thống trị và môi trường phía bên ngoài có tương quan đến hoạt động cai quản đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường thiên nhiên xung quanh, nhằm xây cất các phương án tổ chức các yếu tố vật dụng chất, nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lí lý.

Thông tin cai quản nhà nước khôn xiết đa dạng, trong số ấy thông tin pháp lý chiếm vị trí sệt biệt ở bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và tác dụng của quá trình cai quản xã hội. Thông tin pháp luật tạo điều kiện để những cơ quan hoạt động đúng lao lý hiện hành, còn thông tin thực tiễn được cho phép các ban ngành tiếp cận được tiếp tục các nhu yếu về thôn hội, với đời sống bao gồm trị – tài chính của đất nước.

24.1.1.2. Phân nhiều loại thông tin

Trong quản lý nhà nước, có rất nhiều loại thông tin khác nhau, từng loại tin tức đều có biểu lộ riêng, phần nhiều mang những đặc thù riêng với yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả, phương thức sử dụng, cùng khai thác tương tự như vai trò, tác dụng nhất định vào thực tiễn. Tùy theo căn cứ, mục đích phân loại thông tin hoàn toàn có thể chia tin tức trong làm chủ nhà nước những nhóm như sau:

Theo yêu cầu sử dụng, hoàn toàn có thể phân loại thành:

– tin tức chỉ đạo: thể hiện qua phần đa quyết định nhằm mục tiêu tác động, điều chỉnh hoạt động của một hoặc một số nghành nghề theo yêu mong của quản lí lý. Hay là những bổn phận văn bạn dạng quy định về một hoặc những vấn đề rõ ràng trong quản lý.

– thông tin báo cáo: trình bày qua hầu như số liệu phân tích, tổng hợp bộc lộ diễn biến, điểm sáng của một nghành nghề hoạt động.

– tin tức lưu trữ: thông tin lưu trữ là những văn bản, bảng biểu, số liệu, hình ảnh, băng đĩa…có ghi nội dung lưu trữ làm cơ sở giao hàng cho vận động tương lai.

 Theo chức năng của thông tin, hoàn toàn có thể phân một số loại thành:

– thông tin pháp lý: bao gồm những tin tức thuộc quy bất hợp pháp lý của phòng nước qui định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và những vấn đề liên quan đến đối tượng người dùng chịu sự lãnh đạo của cơ quan có thẩm quyền. Thông tin pháp lý mang tính thắt chặt và cố định hoặc tương đối thắt chặt và cố định có giá trị trong một thời gian xác định.

– tin tức thực tiễn: bao hàm những tin tức phản ánh về hiện nay trạng buổi giao lưu của đối tượng quản ngại lý, những thông tin phát sinh trong thừa trình chuyển động và những thông tin khách quan phát sinh trong vượt trình hoạt động của quản lý đơn vị nước. Về nguyên lý thông tin thực tế phải biểu đạt khách quan, cân xứng với quy chế độ phát triển, bảo đảm an toàn tính đúng mực đầy đầy đủ kịp thời tác động tới quá trình vận động, cách tân và phát triển của đối tượng người tiêu dùng quản lý.

Theo địa chỉ của thông tin, có thể phân loại thành::

– thông tin gốc: là thông tin vốn hoàn toàn có thể hiện bản chất của đối tượng quản lý hoặc hồ hết thông tin mở ra do nhu yếu của vượt trình thống trị có giá trị nền tảng, cơ sở cho sự buổi giao lưu của những thông tin khác.

– tin tức phát sinh: là thông tin mở ra trong quá trình hoạt động vui chơi của hệ thống, là sản phẩm của quy trình thực tiễn nầy sinh từ khối hệ thống thừa hành trong khối hệ thống quản lý.

– tin tức kết quả: là những thông tin phản ánh kết quả của quy trình xử lý thông tin, mô tả dưới dạng số liệu tổng hợp, thống kê, dự báo, …

 Theo quánh điểm, đặc điểm của thông tin, rất có thể phân loại thành: Thông tin ghê tế; Thông tin văn hóa – bốn tưởng; tin tức khoa học – kỹ thuật cùng công nghệ; thông tin chính trị; thông tin tài chính; Thông tin bình yên quốc phòng; tin tức ngoại giao và quốc tế…

 Theo nấc độ giải pháp xử lý thông tin, có thể phân nhiều loại thành:

– thông tin ban đầu: Thông tin thuở đầu là đa số thông tin chưa được xử lý để ship hàng cho chuyển động quản lý, nhưng mà nó rất có thể là một thông tin đã được xử lý ở phương diện không giống với mục đích khác.

– thông tin trung gian: tin tức trung gian là loại thông tin đã được giải pháp xử lý nhưng mới ở mức sơ cấp. Bởi vì vậy, các nhà làm chủ phải cẩn thận trong câu hỏi xử lý những thông tin này để phục vụ cho chuyển động quản lý.

– thông tin cuối cùng: Thông tin ở đầu cuối là thông tin đã được xử lý một cách triệt nhằm và có thể được thực hiện cho vận động quản lý.

 Theo tính chất định dạng của thông tin hoàn toàn có thể phân loại tin tức thành: Thông tin định tính, thông tin định lượng.

Theo nguồn thông tin hoàn toàn có thể phân một số loại thành: tin tức chính thống, tin tức không chủ yếu thống.

Một số loại thông tin mà vận động công vụ liên tục có yêu thương cầu:

– các thông tin về công ty trương, con đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.

– thông tin về những văn phiên bản quy bất hợp pháp luật trực tiếp, gián tiếp có liên quan sự việc phải giải quyết và nhiệm vụ công vụ.

– Ý kiến chỉ huy của cung cấp trên có thẩm quyền; các trường hợp giống như đã được cấp bao gồm thẩm quyền giải quyết

– thông tin về ý kiến đóng góp của các cơ quan đối chọi vị, các cấp những ngành, các thông tin đã có được phản ánh qua báo chí…

– tin tức khác có tương quan đến sự việc giải quyết.

Trong chuyển động công vụ công chức thường xuyên có điều kiện tiếp xúc các nguồn thông tin sau:

– các tài liệu, văn phiên bản được gởi tới đơn vị chức năng theo vẻ ngoài quy chế thao tác như: công báo, những văn bản luật, các báo cáo đánh giá, các văn bản chỉ đạo…

– những tài liệu, văn phiên bản đăng sở hữu trên Cổng thông tin điện tử của chính phủ, cỗ Tài chính… (trong đó bao gồm trang lao lý tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác

– những văn bản, ra quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, trả lời trong nội bộ, ngành.

– các nguồn khác ví như tài liệu điều tra, điều tra kinh nghiệm, report tổng kết mặt hàng năm…

24.1.1.3. Tầm đặc biệt quan trọng của thông tin trong chuyển động công vụ, cai quản nhà nước

Thông tin gồm tầm quan liêu trọng quan trọng quan trọng trong vận động công vụ, thống trị nhà nước. Trong những tổ chức, để các chuyển động được quản lý có tác dụng thì điều không thể không có được là đề xuất xây dựng hệ thống thông tin buổi tối ưu. Thông tin giúp cho cán cỗ công chức nắm bắt được vấn đề, tạo đk để triển khai nhiệm vụ được giao. Tin tức đầy đủ, đảm bảo khách quan, trung thực, chính xác có ảnh hưởng lớn đến cách làm tiến hành hoạt động công vụ. Đồng thời, câu hỏi có thông tin kịp thời, update đầy đủ đảm bảo an toàn tiết kiệm thời hạn làm việc, ngân sách bỏ ra.

Vai trò, tầm quan trọng đặc biệt của thông tin thể hiện nay ở hầu như khía cạnh cơ phiên bản như sau:

a. Trong việc lập chiến lược và ra quyết định: Lập chiến lược và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các cán bộ công chức. Để đã đạt được những chiến lược và những đưa ra quyết định đúng đắn, các cán cỗ công chức cần rất nhiều thông tin. Nhờ có tin tức mà những nhà quản lý có thể giải quyết đúng mực và tác dụng các vấn đề sau:

– nhấn thức vụ việc cần phải lập chiến lược và ra quyết định;

– Xác định thời cơ cũng như thách thức đối với tổ chức;

– Xác lập những cơ sở tiền đề khoa học quan trọng để xây dựng các mục tiêu;

– Lựa chọn các phương án để thực hiện các ra quyết định quản lý.

b. Trong công tác tổ chức: thông tin tất cả vai trò đặc biệt quan trọng ở các phương diện sau:

– nhận thức các vấn đề tương quan tới việc thi công mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm cùng giao quyền;

– cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, đồ dùng lực và tài lực;

– kiến tạo các phương án để bố trí, chuẩn bị xếp, sử dụng lực lượng lao động và phân chia các nguồn lực khác;

– giải quyết các sự việc liên quan tới công tác tổ chức.

c. Trong công tác làm việc lãnh đạo, thông tin giúp các nhà thống trị giải quyết chính xác và kết quả các câu chữ sau:

– thừa nhận thức những vấn đề liên quan tiền tới cồn cơ ảnh hưởng nhân viên;

– hỗ trợ các dữ liệu để gia công cơ sở cho bài toán xây dựng nội quy, quy chế và chế độ của tổ chức;

– chắt lọc các phương pháp và phong cách cai quản hiệu quả.

d. Trong công tác làm việc kiểm tra, thông tin bao gồm vai trò quan trọng đặc biệt trên các phương diện:

– nhấn thức vấn đề cần phải kiểm tra;

– cung ứng dữ liệu mang đến việc xây dựng những tiêu chuẩn;

– Xây dựng các phương án để đo lường và các chiến thuật sửa chữa sai trái của chủ thể.

Như vậy, hoàn toàn có thể thấy rằng thông tin là huyết mạch liên kết toàn bộ các tính năng của quy trình quản lý, là thành tố luôn luôn phải có để xây dựng, triển khai triển khai và kiểm tra reviews các quyết định quản ngại lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường xung quanh.

24.1.2. Tích lũy thông tin

24.1.2.1. Tư tưởng về tích lũy thông tin

Thu thập thông tin là hoạt động tìm kiếm những thông tin nhằm mang về hiểu biết cho con người. Đặt trong bối cảnh rõ ràng là tin tức trong hoạt động thống trị hành chính, tích lũy thông tin có thể được phát âm là vấn đề tập hợp các nguồn thông tin ship hàng cho việc tiến hành nhiệm vụ của công chức.

Trong chuyển động công vụ, thu thập thông tin là câu hỏi tập hợp các nguồn thông tin ship hàng cho việc triển khai nhiệm vụ của công chức. Mặc dù nhiên, việc tích lũy thông tin trong chuyển động công vụ cần chú ý tới hầu như tiêu chí ví dụ nhằm nắm rõ những vấn đề/nội dung tương quan cần nghiên cứu, tiến công giá. Vì vậy, việc tích lũy thông tin phải chú ý tới mục tiêu của quá trình để có hướng tích lũy những thông tin tổng hợp với những tin tức cụ thể có thể kết nối được cùng nhau minh họa cho đông đảo nhận định quan trọng đặc biệt mà yêu cầu các bước đặt ra.

24.1.2.2. Vai trò của thu thập thông tin trong làm chủ hành chính

Thu thập tin tức đóng vai trò quan trọng mang tính chất mở đầu trong cả các bước từ thu thập, xử lý tin tức đến khi ra quyết định vì chỉ có thu thập không hề thiếu các tin tức cần thì mới bảo vệ điều kiện cần, cung ứng được số liệu chủ yếu xác, phản nghịch ánh toàn vẹn các mặt buổi giao lưu của một hiện tượng lạ xã hội để tín đồ ra đưa ra quyết định có quyết định xử lý thiết yếu xác, phù hợp lý. Tích lũy thông tin, dường như còn duy trì vai trò triết lý giải quyết công việc.

Thu thập thông tin đúng mực sẽ giúp cho việc cách xử trí thông tin hiệu quả vừa bao quát, vừa có trọng tâm, trọng điểm, đúng, trúng, gần cạnh thực tiễn, thỏa mãn nhu cầu yêu mong của công việc. Ngược lại nếu không có thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, thiếu đúng đắn sẽ có những tác động, ảnh hưởng đến việc review kết quả, dẫn đến sự việc xử lý các bước thiếu tính thuyết phục và không đáp ứng nhu cầu yêu cầu.

24.1.2.3. Yêu cầu của tổ chức thu thập thông tin

Việc thu thập thông tin yêu cầu pải xác định cụ thể thông tin đề xuất thu thập; phân công ví dụ người phụ trách thu thập, gia hạn tính toàn diện của thông tin, đồng thời, phải tính toán được tác dụng – chi phí cẩn thận đối với mỗi trường phù hợp để lựa chọn ra những phương thức cai quản chi phí hiệu quả, duy nhất là những giai đoạn khác biệt của thu thập và quản lý thông tin. Theo đó, những yêu cầu cơ bạn dạng đối với việc thu thập thông tin như sau:

Thông tin phải chủ yếu xác

Thông tin yêu cầu phản ánh một biện pháp khách quan, trung thực tâm hình buổi giao lưu của tổ chức. Tính chính xác của tin tức trước không còn nói lên mức độ dao động của nó so với nguyên bản mà nó biểu hiện. Điều đó đòi hỏi việc tích lũy và chỉnh lý thông tin phải vậy thể, rõ ràng làm địa thế căn cứ cho bài toán ra quyết định.

 Thông tin bắt buộc kịp thời

Thông tin kịp thời yên cầu phải nhanh nhạy thâu tóm thông tin, nhanh chóng gia công, kiểm soát và điều chỉnh và truyền thông tin. Giá trị của tin tức thường trực tiếp gắn thêm với thời gian hỗ trợ thông tin. Tính đúng lúc của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, vì độ chín muồi của sự việc (cung cấp thông tin quá sớm sẽ không có mục đích, vì vấn đề chưa chín muồi với tình hình chuyển đổi sẽ tạo cho thông tin trở nên vô dụng; đưa thông tin quá muộn dấn đến sự việc ra đưa ra quyết định không kịp thời). Mâu thuẫn giữa tính đúng chuẩn và tính kịp thời cần được khắc phục bằng cách hoàn thiện chuyên môn và công nghệ xử lý thông tin, nâng cấp trình độ siêng môn cho tất cả những người làm công tác làm việc thông tin.

Thông tin nên đầy đủ, toàn diện

Thông tin khá đầy đủ đòi hỏi phải cung ứng cho công ty thể thống trị những tin tức cần với đủ để hoàn toàn có thể ra quyết định quản lý có cửa hàng khoa học và tác động hữu hiệu đến đối tượng quản lý. Tính trọn vẹn của thông tin bảo đảm an toàn cho chủ thể cai quản có thể để ý đối tượng quản lý với toàn cục tính phức tạp, đa dạng chủng loại của nó, để điều chỉnh sự buổi giao lưu của mình cho cân xứng với trường hợp cụ thể.

 Thông tin buộc phải cô đọng, dễ dàng hiểu

Thông tin cô đọng, dễ hiểu yên cầu phải sắp tới xếp, tóm tắt, chỉnh lý trình diễn những văn bản phong phú, đa dạng, tinh vi của thông tin giữa những lập luận rõ ràng, logic dễ hiểu. Tính cô đọng, dễ dàng nắm bắt phải thống tuyệt nhất với nhau, nhưng lại không mâu thuẫn nhau, do tính cô đọng đòi hỏi sự súc tích, còn tính dễ dàng nắm bắt thì lại đòi hỏi phải phân tích, giải thích, lập luận rõ ràng. Tính cô đọng, dễ dàng hiểu yên cầu thông tin cần có tính đối chọi nghĩa, tránh bí quyết hiểu không giống nhau, vì chưng vậy nội dung của những khái niệm và thuật ngữ rất cần được được thống độc nhất vô nhị hóa, chính xác hóa.

Xem thêm: Tổ Yến Sào Ăn Yến Sào Có Mập Không Và Ăn Như Thế Nào Là Phù Hợp

 Thông tin phải đảm bảo an toàn tính tởm tế

Tính kinh tế yên cầu thông tin nên giúp ích mang đến việc giải quyết và xử lý các nhiệm vụ đặt ra của tổ chức triển khai bằng bỏ ra phí nhỏ tuổi nhất, hiệu quả nhất. Điều đó yêu mong việc đưa thông tin phải thiết yếu xác, kịp thời, đầy đủ, thiết thực, thông tin phải new và quan trọng cho người sử dụng để triển khai nhiệm vụ được giao với unique và tác dụng cao.

Thông tin phải đảm bảo tính bảo mật theo yêu mong quản lý

Đây là 1 yêu cầu đặc trưng đối với thông tin trong thống trị hành thiết yếu nhà nước mà những cán bộ, công chức đề xuất rất giữ tâm. Tùy theo yêu cầu công việc, nếu vận động có liên quan đến kín nhà nước thì cần bảo đảm an toàn tính bảo mật thông tin của thông tin thu thập được. Trong lĩnh vực tài chính, căn cứ vào pháp luật Danh mục bí mật ngành tài chính để thực hiện.

24.1.3. Xử trí thông tin

24.1.3.1. định nghĩa về xử trí thông tin

Thông tin thu thập được tuy là rất quý, nhưng chưa phải mọi vấn đề cần biết hay phải làm sáng sủa tỏ đều có sẵn trường đoản cú những tin tức đã tích lũy được. Theo đó, thông tin cần được thực hiện qua 1 bước nữa trước lúc đưa ra quyết định làm chủ là cách xử trí thông tin. Xử lý thông tin trong quản lý hành đó là việc công chức căn cứ các thông tin tập đúng theo được triển khai các phương thức theo trình tự ảnh hưởng vào thông tin nhằm rút ra những tin tức mới cần thiết cho quy trình quản trị. Thực tiễn chỉ ra rằng, thông tin thu thập được rất cần phải sàng lọc xử lý thì thời gian đó cực hiếm của thông tin sẽ tăng thêm rất nhiều. Thông qua xử lý tin tức giúp công chức gạn lọc được thông tin bảo đảm yêu mong đầy đủ, bao gồm xác, cập nhật, đồng điệu và từ kia có điều kiện để giải quyết các bước tốt nhất.

Như vậy, xử lý tin tức là việc công chức căn cứ những thông tin tập đúng theo được phân tích, phân loại, lựa chọn giao hàng trực tiếp đến mục đích, nhiệm vụ được giao. Xử lý thông tin giúp công chức chọn lọc được thông tin bảo vệ yêu ước đầy đủ, chủ yếu xác, cập nhật, đồng nhất và từ kia có điều kiện để giải quyết quá trình tốt nhất

24.1.3.2. Những nguyên tắc trong xử trí thông tin

– thứ nhất, vấn đề xử lý tin tức phải tuân thủ theo đúng quy trình, vẻ ngoài thống nhất.

– trang bị hai, phải bảo vệ tính đồng bộ, tính thời sự trong xử trí thông tin.

– sản phẩm công nghệ ba, phải an ninh khi tham khảo, sử dụng đối với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có không nên biệt với thông tin chính thức.

Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc xử lý tin tức phải xem xét nguồn thông tin tích lũy được để có thể có lý thuyết xử lý đúng đắn, ví dụ là khẳng định được nguồn thông tin để sở hữu cơ sở cho việc xử lý thông tin:

Đối với nguồn tin tức chính thống, việc thu thập thông tin được thu thập qua các tài liệu, văn bản được gửi tới đơn vị theo hình thức quy chế thao tác làm việc như: công báo, các văn bạn dạng luật, các báo cáo đánh giá, những văn bản chỉ đạo; các tài liệu, văn bạn dạng đăng cài đặt trên Cổng tin tức điện tử của chính phủ, cỗ Tài chính… (trong đó tất cả trang quy định tài chính), những Bộ, ngành địa phương khác; những văn bản, đưa ra quyết định hành chính, ý kiến chỉ đạo, lý giải trong nội bộ ngành; những báo của cơ quan nhà nước tất cả thẩm quyền (Báo cáo làm việc đây hoàn toàn có thể là report định kỳ công tác làm việc hàng năm, report theo chuyên để, báo cáo đột xuất khi tất cả yêu cầu của ban ngành nhà nước tất cả thẩm quyền); báo cáo kết quả của các cuộc thanh tra, kiểm tra… Đối cùng với nguồn tin tức này, người thu thập thông tin rất có thể sử dụng, trích dẫn những thông tin đã có nêu vào báo cáo.

Đối với nguồn tin tức không thiết yếu thống: kia là những thông tin thu được qua phản nghịch ánh của những phương tiện tin tức đại chúng, qua làm phản ánh của những cơ quan, tổ chức cá nhân. Đây là nguồn thông tin mở, phản nghịch ánh nhiều chiều, có khá nhiều ý kiến, quan điểm khác nhau, vày vậy, khi mừng đón thông tin, người tích lũy cần nên kiểm tra độ tin yêu của thông tin, tính khoa học, tính đúng đắn của thông tin. Khi thông tin đã được kiểm tra, kiểm bệnh và khẳng định được tính đúng đắn của tin tức thì mới được sử dụng tin tức để giao hàng việc xử lý công việc.

24.2. Kĩ năng thu thập thông tin

24.2.1. Xác minh mục đích, yêu mong của tích lũy thông tin

Xác định mục đích, yêu mong của việc thu thập thông tin là quá trình rất quan trọng bởi lẽ, mỗi cấp, từng khâu thống trị có phạm vi chuyển động nhất định và chỉ có nhu cầu các thông tin có tương quan đến chức năng, trọng trách và quyền lợi đã được quy định. Theo đó, phụ thuộc vào mục đích, yêu mong mà tinh lọc những thông tin thiết yếu cho từng cấp, từng khâu quản lí lý, né tình trạng những nhà cai quản phải thao tác trong đk quá thiếu hụt hoặc quá sở hữu thông tin. Vào hoạt động thống trị nhà nước, việc thu thập thông tin để phục vụ cho những mục đích, yêu cầu cơ phiên bản như sau:

(i) kiến thiết chương trình chiến lược công tác;

(ii) soạn thảo văn bạn dạng quy phi pháp luật, xuất bản đề án, dự án;

(iii) Lập các report công tác, siêng đề;

(iv) Giải đáp chính sách chính sách pháp luật;

(v) hướng dẫn chỉ đạo thực hiện nay nhiệm vụ;

(vi) Tham gia đóng góp góp chủ ý đối đa số vẫn đề thuộc phạm vi công dụng được giao;

(vii) những mục đích khác liên quan đến chuyển động công vụ.

24.2.2. Các phương thức thu thập thông tin

Trong chuyển động công vụ, thống trị nhà nước, công chức có thể sử dụng các phương thức sau để tích lũy thông tin:

a. Phương pháp nghiên cứu và phân tích các nguồn thông tin đã có

Đây là nguồn tin tức mà việc thu thập thông tin là dễ dàng dàng, máu kiệm ngân sách chi tiêu và thời gian, gồm tính đảm bảo, tính kịp thời, bảo đảm yêu mong quản lý. Vì chưng vậy trong quy trình thu thập tin tức việc tích lũy thông tin qua mối cung cấp này đã ưu tiên. Tuy nhiên, tin tức qua nguồn này cũng đều có những yếu điểm là không phải lúc như thế nào nội dung thông tin sẵn tất cả cũng tương xứng với nhu cầu, mục đích khám phá thông tin; số lượng thông tin không hẳn lúc nào cũng rất được đảm bảo.

Việc thu thập thông tin theo phương pháp này trên các nguồn tin tức sau: những tài liệu, văn bạn dạng được giữ hộ tới đơn vị chức năng theo biện pháp quy chế làm việc như: công báo, các văn bạn dạng luật, các báo cáo đánh giá, các văn phiên bản chỉ đạo; các tài liệu, văn bản đăng thiết lập trên Cổng thông tin điện tử của chủ yếu phủ, cỗ Tài chính… (trong đó gồm trang pháp luật tài chính), các Bộ, ngành địa phương khác; những văn bản, quyết định hành chính, chủ kiến chỉ đạo, khuyên bảo trong nội cỗ ngành; các nguồn khác ví như tài liệu điều tra, khảo sát kinh nghiệm, báo cáo tổng kết hàng năm…

b. Phương pháp điều tra, khảo sát điều tra thực tế

Phương pháp này áp dụng trong số trường hòa hợp nguồn thông tin sẵn bao gồm không đủ để ship hàng xử lý thông tin; tin tức sẵn có rất cần được kiểm xác nhận tế hoặc cần tích lũy thông tin diện rộng trước khi ra đưa ra quyết định xử lý.

Để thực hiện phương pháp này đề nghị tổ chức chặt chẽ từ khâu đồ mưu hoạch tiến hành đến tổ chức triển khai để thu thập thông tin. Trong đó, việc xây dựng phương án điều tra, khảo sát rất cần được xác định:

Mục đích, yêu cầu tích lũy thông tin;

Nội dung tin tức cần thu thập;

Xác định về niên độ thông tin cần thu thập (theo khoảng thời hạn cần thiết: quý, năm…)

Xác định địa phận cần điều tra, khảo sát;

Xác định đối tượng người tiêu dùng cần thu thập thông tin;

Xác định thời gian vận động điều tra, khảo sát;

Xác định trách nhiệm tổ chức thực hiện.

Trên đại lý đó, tiến hành điều tra, khảo sát thực tế để thu thập các thông tin theo mục đích, yêu ước đặt ra. Cách thức này thường xuyên không được sử dụng đơn lẻ mà yên cầu phải được sự tổ chức ngặt nghèo theo quy trình, cán bộ, công chức thực hiện cũng bắt buộc được tập huấn nghiệp vụ về vận động này. Thông tin tích lũy qua phương thức này tất cả tính trong thực tiễn cao, đảm bảo an toàn được tính mới.

c. Phương thức chuyên gia

Phương pháp sẽ giúp cho việc tích lũy được tin tức có tính chất đa dạng, nhiều chiều, sâu sát vào mục đích dự kiến thu thập thông tin. Phương thức này phù hợp với việc tin tức cần xử lý có nhiều ý kiến không giống nhau và rất cần phải kiểm chứng, nhận xét lại. Để xúc tiến thực hiện phương pháp này cần có nguồn khiếp phí đảm bảo an toàn để có thể có được thông tin rộng.

Việc thu thập thông tin theo cách thức này được tổ chức theo các vẻ ngoài như:

+ Phỏng vấn những người có thông suốt hoặc có liên quan đến các thông tin về kỹ thuật sự kiện;

+ gởi văn phiên bản xin ý kiến;

+ họp hành trao đổi;

+ Thảo luận dưới các hiệ tượng hội nghị khoa học.

24.3. Kỹ năng xử lý thông tin

a. Phương thức xử lý thông tin

Việc xử lý thông tin ngày nay được giúp sức bởi không hề ít phương tiện hiện tại đại. Tuy nhiên, áp dụng những cách thức khoa học tập nào nhằm xử lý thông tin cũng không phải là một trong những việc dễ dàng. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý trình bày ở vấn đề nhờ nó mà những nhà quản lí trị hiểu sâu sắc và không hề thiếu hơn so với những tin tức hiện có khi chưa xử lý.

Ngày nay người ta thường áp dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương thức thủ công, phương pháp bằng máy tính xách tay điện tử, phương pháp so sánh, phương thức tổng hợp, phương thức xử lý logic, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp thẩm định v.v….Mỗi cách thức xử lý thông tin đều sở hữu những ưu điểm yếu riêng của chúng. Việc áp dụng các phương thức có thể sử dụng lẻ tẻ hay đồng thời những phương pháp. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn nhu cầu những yêu ước sau: khoa học, ghê tế, hiệu quả, tương xứng với điều kiện thực tế sinh hoạt mỗi đối chọi vị.

b. Tiến trình xử lý thông tin

Việc xử lý thông tin cần vâng lệnh những quy trình, nguyên lý thống nhất tùy từng trường hợp rõ ràng để có quy trình 3 cách 4 cách hay những hơn. Sau đây giới thiệu một các bước cơ bản gồm 3 bước sau:

Bước 1: Tổng hợp, phân nhiều loại thông tin

Sau khi thu thập một số lượng to thông tin, những bước đầu tiên cán bộ, công chức nên tổng hợp, phân loại tin tức theo các lĩnh vực, phương châm quản lý. Tùy thuộc vào tin tức thu được là thông tin định tính xuất xắc định lượng để sở hữu những phương án tổng hợp thích hợp.

– Đối với thông tin định tính: Xử lý tin tức định tính thường dùng để nghiên cứu vớt về hành vi, sự kiện, chức năng tổ chức, môi trường thiên nhiên xã hội, phản bội ứng và các quan hệ ghê tế…, mục tiêu của tin tức định tính là để tạo giả thuyết và chứng tỏ cho mang thuyết đó từ hầu như sự khiếu nại rời rộc đã tích lũy đuợc. Giải pháp xử lý logic so với các tin tức định tính là việc đưa ra đông đảo phán đoán về thực chất các sự kiện đồng thời biểu lộ những logic của những sự kiện, các phân hệ trong khối hệ thống các sự kiện được coi như xét. Việc xử lý các thông tin đã có được qua việc phân tích các tài liệu, văn phiên bản pháp luật, các report đánh giá ship hàng cho nhiệm vụ công vụ được giao. Trong xử lý thông tin định tính cần thải trừ những thông tin không đủ tính đại diện, không rõ ràng từ số đông nguồn chưa đủ độ tin cẩn cao.

– Đối với thông tin định luợng tích lũy được từ các tài liệu những thống kê hoặc tác dụng điều tra, khảo sát, tác dụng của hoạt động thanh tra, kiểm tra. Bên trên cơ sở các nguồn thông tin này, tín đồ tổng hợp không chỉ là đơn thuần là việc tổng hợp, ghi chép các số liệu nhận được mà phải mà phải thu xếp chúng nhằm làm thể hiện ra các mối liên hệ, từ kia rút ra được trao xét, làm rất nổi bật được bản chất của sự việc. Cách đầu, lúc thu thập, những số liệu có thể được trình diễn dưới nhiều dạng, trường đoản cú thấp mang đến cao: những con số rời rạc; bảng số liệu; biểu đồ; đồ thị; phân tích chỉ số trung bình… Đối với thông tin định lượng, việc xử lý phần nhiều số liệu, bảng số liệu, biểu đồ, đồ thị so với chỉ số trung bình nhưng trong quá trình thu thập thông tin dành được để thỏa mãn nhu cầu mục tiêu thực hiện nhiệm vụ. Trong xử lý tin tức định lượng đề xuất lựa chọn những thông tin có tính thay mặt cao, phổ biến, đáp ứng đúng mục tiêu đặt ra…

Bước 2: Phân tích, chọn lọc thông tin

Trên cơ sở thông tin đã được tổng hợp, phân một số loại cần thực hiện phân tích sàng lọc tin tức để vứt bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp. Quy trình này được tiến hành trên cơ sở so sánh, đối chiếu với những thông tin hiện gồm để phạt hiện thông tin mới có mâu thuẫn với những tin tức đã được chứng hay không hoặc những tin tức mới gồm điều gì chưa phù hợp đường lối chủ trương cơ chế của Đảng với nhà nước tốt không. Qua đó, loại bỏ đi những thông tin không nên thiết, ko phù hợp, không đảm bảo an toàn tính trung thực, khách quan, không đáp ứng nhu cầu được mục tiêu thu thập.

Bước 3: Chuyển tin tức đã được giải pháp xử lý sang khâu tiếp theo (lưu trữ, đưa ra quyết định…)

Thông tin sau quá trình được đối chiếu tổng thích hợp sàng lọc bắt buộc là tin tức có giá chỉ trị, có công dụng sử dụng. Và tùy thuộc vào mục đích, đặc điểm của tin tức mà người thu thập đưa ra đưa ra quyết định phân nhóm lưu trữ thông tin ship hàng cho các vận động nghiên cứu, kiến tạo văn bản…

Như vậy, về cơ phiên bản thông tin sau khoản thời gian thu thập được bắt buộc xử lý theo như đúng quy trình. Tuy nhiên, so với một số loại thông tin hoặc trong một số trường hợp một mực thông tin rất có thể được xử lý ngay để thỏa mãn nhu cầu yêu cầu về thời gian. Phần lớn thông tin có thể được cách xử trí ở dạng này thường xuyên là những tin tức đơn giản, thông tin có tính lặp đi lặp lại nhiều lần. Theo đó, quy trình xử lý sẽ được rút gọn dưới dạng xử lý thông tin tức thời. địa thế căn cứ vào đặc điểm thông tin, kinh nghiệm tay nghề xử lý, người xử lý cần dữ thế chủ động lựa chọn câu hỏi rút gọn quá trình để bảo vệ được có tin tức xử lý đúng mực phục vụ yêu mong công việc.

c. Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý thông tin

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý thông tin là hoạt động quan trọng để đảm bao việc xử lý tin tức được nhanh chóng, mang tính thời sự. Những điểm mạnh của công nghệ thông tin là điều rất có thể dễ dàng thừa nhận thấy. Mặc dù nhiên, việc cai quản sử dụng technology thông tin thế nào để phù hợp với mục đích mong ý muốn sử dụng thông tin là điều rất cần phải quan trọng tâm bởi thông tin không thể thay thế được con người cho nên trước những sự chuyển đổi phát sinh trong thực tiễn mà không được cập nhật vào hệ thống xử lý thông tin dễ dẫn đến sai sót trong vấn đề xử lý. Không chỉ có vậy bài toán ứng dụng công nghệ thông tin còn phải bảo đảm tính khả thi tương xứng với chuyên môn của cán bộ công chức thẳng sử dụng.

24.4. Số đông trở ngại ngùng trong quá trình xử lý thông tin

a. Triệu chứng quá sở hữu hoặc thiếu thông tin hữu ích

Do tin tức là chi phí đề, cơ sở để đưa ra đưa ra quyết định cho nên số lượng thông tin những hay ít có tác động tới câu hỏi ra đưa ra quyết định (tính bao gồm xác, phù hợp, đầy đủ…). Đối với trường hợp con số thông tin hữu ích quá ít, cơ sở để đưa ra đưa ra quyết định của nhà cai quản bị tinh giảm đi khôn cùng nhiều. Theo đó, nhà cai quản không thể đã đạt được cái nhìn toàn vẹn dẫn mang lại việc đôi khi quyết định được giới thiệu là phiến diện không chính xác, thiếu thốn tính đầy đủ, không khả thi. Và đi kèm theo theo đó là không có đủ thông tin để thực hiện công tác kiểm tra, giám sát chuyển động đưa ra quyết định của mình.

Đối cùng với trường vừa lòng có quá nhiều thông tin, tuy vậy có ưu điểm là có thông tin nhiều chiều, cơ sở ship hàng cho bài toán đưa ra quyết định. Tuy nhiên, thực tế cho biết tình trạng quá thừa thông tin cũng tạo ra những khó khăn khăn, trở ngại duy nhất định được cán bộ, công chức trong quy trình thu thập và xử lý thông tin. Sản phẩm nhất, do số lượng thông tin hữu dụng quá lớn đòi hỏi mất các thời gian, công sức, chi tiêu để thực hiện phân các loại sàng loại. Cùng rất đó là việc khó khăn trong công tác làm việc tập hợp, lưu lại trữ các thông tin thu thập được. Trang bị hai, bài toán có số lượng thông tin quá nhiều rất dễ dàng dẫn mang lại hiện tượng thông tin bị nhiễu, ảnh hưởng tới bài toán đưa ra ra quyết định chính xác, phù hợp.

b. Tiêu giảm về năng lượng và kĩ năng xử lý thông tin

Chính sự tiêu giảm về tài năng xử lý thông tin của một phần tử cán bộ, công chức bây chừ dẫn cho nhiều ảnh hưởng xấu cho nền hành thiết yếu quốc gia. Nuốm thể: tin tức chậm, gần đầy đủ; việc kết hợp trao đổi thông tin giữa những cơ quan tiền hành thiết yếu nhà nước còn hình thức; nội dung báo cáo còn sơ sài, unique thấp, thiếu hụt tính tổng hợp; bài toán gửi report còn đủng đỉnh và không đúng thẩm quyền; cách thức gửi cùng nhận báo cáo còn lạc hậu, nhờ vào nhiều vào sách vở hành chính…

c. đa số trở ngại ngùng trong tổ chức cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức

Đề cập tới văn hoá tổ chức là nói đến các đặc trưng sau:

– Sự tự quản ngại cá nhân: Là mức độ về trách nhiệm, sự chủ quyền và thời cơ mà mỗi cá thể trong tổ chức có được để triển khai sự chủ xướng của mình.

– Cơ chế: Là nút độ những quy tắc, điều lệ với sự theo dõi trực tiếp được thực hiện để canh dữ và kiểm soát hành vi của nhân viên.

– Sự hỗ trợ: Là mức độ quan tâm công tác, sự hợp tác ký kết giữa các thành viên và sự ủng hộ của nhà quản trị so với nhân viên.

– Sự đồng điệu hoá với tổ chức: Là mức độ mà nhân viên gắn bó với tổ chức triển khai (tính tập thể).

– món quà thực hiện: Là cường độ khen thưởng được căn cứ trên phần lớn tiêu chuẩn chỉnh nhất định.

– Sự chịu đựng đựng đầy đủ xung đột: Là đồng ý sự khác biệt giữa các cá nhân và giữa những phần tử ở mức độ duy nhất định.

– Sự gật đầu đồng ý những may rủi: Là nấc độ khuyến khích nhân viên thay đổi và gật đầu may đen đủi trước khi triển khai các sáng sủa kiến, cải tiến.

Ngoài ra văn hóa của một nhóm chức còn có những đặc tính như: tính tập thể, tính khiến xúc động, nền tảng của quá khứ, anh tài động v.v… Như vậy, văn hoá của tổ chức là 1 trong hình ảnh tập hợp mọi đặc tính ở những mức độ pha trộn khác nhau. Đó là nét biệt lập về văn hoá của các tổ chức không giống nhau.

Theo đó, hoàn toàn có thể dễ nhận thấy những trở xấu hổ trong tổ chức cơ cấu tổ chức, phong thái quản lý, văn hóa tổ chức có tác động tới việc tích lũy và xử lý tin tức ở nhiều góc độ khác nhau. Ví dụ:

– việc xử lý thông tin luôn đòi hỏi tính thay đổi gắn cùng với sự cách tân và phát triển của kỹ thuật công nghệ. Theo đó mếu lãnh đạo solo vị không hẳn người quan liêu tâm, dạn dĩ dạn đổi mới trong việc áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến thì việc thu thập, xử lý thông tin tất yêu thương bị trì trệ.

– tổ chức cơ cấu tổ chức của đơn vị không tương xứng sẽ dẫn cho việc tích lũy và xử lý thông tin cũng không cân xứng do tác dụng nhiệm vụ tích lũy xử lý thông tin bị ông xã chéo, con số cán cỗ tham gia không mê thích hợp.

– vào một đơn vị nếu chỉ đạo không tạo nên không khí thao tác làm việc hay khích lệ nhân viên thao tác làm việc thì chất lượng công việc (bao tất cả cả hoạt động thu thập và giải pháp xử lý thông tin) cũng trở nên giảm giảm theo.

Theo đó, việc nhận diện những trở trinh nữ nêu trên sẽ giúp cho những người quản lý, cán bộ công chức nhìn nhận được yêu mong và có phương án khắc phục, bảo vệ việc giải pháp xử lý thông tin đáp ứng với yêu cầu của công việc.

Thông tin là yếu tố quan trọng giúp công chức hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phụ thuộc vào nhiệm vụ và kết quả đầu ra, công chức phải xác minh được nguồn thông tin, phương pháp thu thập thông tin, quá trình xử lý tin tức thích hợp.

Yêu cầu cơ bạn dạng trong việc thu thập, xử lý thông tin là phải đảm bảo sự đầy đủ, thiết yếu xác, trung thực, khách quan, bảo đảm an toàn tính pháp lý, quý hiếm thực tiễn của các thông tin. Cần thu thập và xử lý thông tin nhiều chiều, ko nên hoàn hảo hóa ngẫu nhiên một nguồn tin tức nào; yêu cầu đối chiếu, sàng lọc kỹ lưỡng để loại trừ những thông tin không thiết yếu xác, bài toán xử lý tin tức cần quan tiền tâm, xem xét tới những vấn đề bức xúc, những vấn đề còn nhiều khó khăn, bất cập đồng thời phải xem xét những ưu điểm, những ý tưởng sáng tạo để nhân rộng lớn và triển khai trên phạm vi rộng lớn hơn.

 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tài liệu đào tạo, tu dưỡng Lãnh đạo cung cấp phòng và tương tự – Trường bồi dưỡng cán cỗ tài chính, 2013;

2. Tiến sĩ Huỳnh Ngọc Đáng – bài giảng tài năng thu thập với xử lý thông tin phục vụ vận động giám sát;